【ゴルフコンペマニュアル】幹事になった方必見!やることリスト

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皆さんはゴルフコンペの幹事をしたことがありますか?
ゴルフ好きな方ならゴルフコンペ参加経験はあるかもしれませんが、幹事として主催者側で動いた経験のある人は少ないかもしれません。

中には何度も経験があるという方もいると思いますが、はじめての場合は何から手をつけて、何に気をつけて準備する必要があるのかわからないと思います。
そんな方々のために、幹事の方がやるべき準備や案内状送り方、景品の選び方や購入場所、当日の進行や気を付けた方がいいことをまとめました。

  • ゴルフ好きのグループで幹事役になった
  • 社内のゴルフコンペで幹事に任命された
  • 取引先とのゴルフコンペで幹事を任された

ゴルフコンペの幹事をするにあたって、立場や状況は違うかもしれません。
ですが、幹事をすることが決まったなら、後々のことを考えて早めに動きはじめましょう。

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ゴルフコンペにおける幹事の役割

コンペとは、そもそもコンペティションを略したもので、ゴルフコンペであればゴルフ競技会という意味になります。
ゴルフコンペといっても競技志向が強いものから、仲間内やグループで気楽に開催するものまで様々です。
そして、ゴルフコンペにおける幹事の役割というのは、全体をまとめてスムーズに進行させながら盛り上げること。
そのために入念に企画や準備を行い、関係者へ案内を出して参加者を募ります。

ゴルフコンペ当日は進行や、参加者への挨拶、その他の裏方作業を行うことになるでしょう。
慣れないうちは大変かと思いますが、しっかり準備できていれば、表彰式には大盛り上がりのゴルフコンペになるはずです。

当日のゴルフコンペを盛り上げられると幹事としては目標達成ですが、せっかく成功したなら成功のポイントを次の幹事の方に引き継ぎましょう。
次の方から感謝されるだけでなく、今後も楽しいゴルフコンペを開催できるようになります。

ゴルフコンペ幹事の取り組み方

ゴルフコンペ開催にあたって、はじめて幹事を務めるという方は、盛り上がるゴルフコンペを開催できるのか不安な気持ちがあるでしょう。

幹事をするのがはじめての方であっても、準備や大事なポイントについてご紹介していくので、そのとおりの順序で進めれば楽しいゴルフコンペが開催できます。
それに多少の失敗があっても、最終的に参加者同士がコミュニケーションを取れて楽しめればゴルフコンペは成功です。
そうなるように、どんな気持ちで幹事に取り組めばいいか、心構えについてご紹介します。

幹事の心構えその①

まずは参加してくれた方には 感謝の気持ち を持って接しましょう。
幹事の方はやるべきことがたくさんあって大変だと思いますが、参加者の方々も予定を空けてわざわざ参加してくれています。
ゴルフコンペが盛り上がるのも参加者がいてくれるからということを忘れてはいけません。

会場での挨拶では感謝の言葉を織り交ぜながら話すことで、参加者全員が楽しめるゴルフコンペの雰囲気を作っていきましょう。

幹事の心構えその②

 参加者への連絡はまめに 行ってください。

参加が決まった方への当時の持ち物や進め方、タイムスケジュールなどの連絡は連絡が遅くなったり、漏れが発生したりしないようにしましょう。
特に天候などの影響で中止せざるを得ない場合などは、全員に迅速に連絡が行き渡るように前もって準備しておくのがおすすめです。
当日は想定外の道路混雑などで遅れることがない様に、早めに行動するなど参加者を困らせないような行動を心がけてください。

幹事の心構えその③

 基本的なルールについては、把握 しておきましょう。
楽しんでもらうことが最終目標ですが、そのためにはスムーズな進行ができることが好ましいです。

グループでコースを回るとはいえ、自分で判断する必要がある場面もあるので、滞りなく進められるようにある程度の知識は備えておくのが無難です。
必要以上に覚えていかなくても大丈夫なので、進行する上で問題なく進められる程度を知っていればいいでしょう。

ゴルフコンペで幹事がやるべきこと

ゴルフコンペ開催に向けて幹事の方がやるべきことをまとめてみました。
確かにしなければいけないことは多いですが、順番に取り組んでいけば問題ありません。
当日の進行が問題なく進むかは、早い段階で準備をしっかり進められているかどうかにかかっています。

半年前から3ヶ月前までに終わらせたいこと

この期間で幹事の方が進めていくことは、主にゴルフコンペの企画についてです。
いつどこでゴルフコンペを開催するのか決めながら、半年前くらいから動き出せるといいでしょう。
企画をスムーズに進められるとゴルフコンペ当日までの準備は余裕を持って取り組めます。
わからないことが多いと取り掛かるのを後回しにしがちですが、それをやってしまうと時間が足りなくなってしまいます。
わからないことが多ければ、前回の幹事の方や周りの方に相談しながらでも動き出してみましょう

ゴルフコンペの企画と参加者集め

ゴルフコンペを企画するにあたって大事な要素は、 開催場所と日程、そして何人くらいの規模にするか です。
「どんな雰囲気にするか」「どの程度の規模で行うか」といったイメージができていれば場所は決めやすいでしょうし、この後の予算感を決めるときにも役立ちます。
ビジネスが絡んでくるようなゴルフコンペで、主賓が決まっているなら、その方を中心として声を掛けて募集するといいでしょう。

日程調整なども主賓を中心に決めていくことになりますが、イメージがだいたいまとまってきたらゴルフ場の予約に進みます。
時期によっては予約が取りづらい場合もあるので、 日程が決まったらすぐ予約 しておきましょう。

ゴルフ場について

だいたいの参加者や雰囲気が決まったら、ゴルフ場を決めていきます。
ゴルフ場をどこにすればいいか検討がつかない場合は、詳しい方に相談してみるといいでしょう。
それくらいであれば、周りの方や参加者であっても喜んで協力してくれるはずですし、もし会員制のゴルフ場を予約したい場合は、メンバーの方に予約をしてもらうことをおすすめします。

ゴルフ場のコースによって個性があるので、 アクセスについての利便性や参加者の年齢や体力によって選んだ方がいいでしょう 
交通の便が悪い会場だと参加者が少なくなるかもしれませんし、山岳コースが含まれると体力がない方にとっては少々つらい場面があります。
これらは経験がないとわかりにくい部分なので、自分の判断では難しければ経験豊富な方やゴルフ場に直接聞いてみることをおすすめします。

予算について

ゴルフ場を予約できたら、予算を計算していきましょう。
予算の徴収方法はいくつかありますが、よくあるのが 参加費は当日回収し、その他のプレー代や食事代などの追加料金は各自精算するという方法 です。
メリットとしては、ゴルフ場に対しての精算は各々で行うので、幹事の方は予算が足りず困るようなことなく、手間も掛からなくなります
参加者にとっても自分の料金は自分で払うスタイルは透明性があり、公平でわかりやすいでしょう。

進行についての打ち合わせ

次はゴルフ場の担当者の方とゴルフコンペの進行について打ち合わせをします。
打ち合わせをしておくことで、その後の準備や当日の進行がスムーズに進むようになります。

その際には、渋滞情報や販売所、注意事項などゴルフ場についての情報を知ることができるので事前に確認しておきましょう。
これらの情報を参 加者に知らせてあげると喜ばれるのでおすすめ です。

打ち合わせ自体をしていなくてもゴルフコンペの開催はできるかもしれませんが、ここで打ち合わせをしておくことが、参加者の満足度を向上させるポイントになります。
面倒だと感じられる方もいるかもしれませんが、 ゴルフコンペ当日の流れや進行をゴルフ場担当者と確認しておきましょう。 

競技方式について

いくつか競技方式があるので、ゴルフコンペで採用するものを選びます。
競技方式によって楽しみ方が変わってくるので、参加者やどんな雰囲気で楽しみたいかによって選ぶことが大事です。
もしわからなければ、ゴルフ場の担当者の方に相談してアドバイスをもらってください。
中には面倒な集計や計算をゴルフ場が担ってくれることがあるので、確認してみるといいでしょう。

ゴルフコンペでよく採用される方式としては、ダブルペリア方式が一般的です。
競技方式は、実力差があっても参加者が楽しめるようにするのが目的なので、どれを採用するかによって雰囲気が変わります。
実力を問われるゴルフコンペになるか、運要素が大きく絡んだゴルフコンペになるかを決める大事な要素です。
その他の「ペリア方式」「新新ペリア方式」についても、こちらで詳しく紹介しています。
【⑥ゴルフコンペ ルール・賞:】を挿入

3ヶ月前から1ヶ月前までに終わらせたいこと

準備としてはこの期間までが大事になってきます。
案内状を送り、参加者が決まると具体的な準備を進められます。
反対に、参加者が決まらないといつまでも動けない部分があったりするので、注意する必要があります。

ゴルフコンペの案内状の作成

ゴルフコンペの企画が済んだら、次は案内状の作成と送付です。
案内状を作ることでゴルフコンペの詳細を告知しながら募集して、最終的な参加者を確定させるのが目的です。
このような目的のために 案内状はゴルフ場の予約が済んだ時点で作成に取り掛かり、早めに送る ことを心がけてください。
早めに告知した方が参加者を集めやすいので、大人数集めたいときには特に意識しましょう。

他にも気をつける点としては、案内状を作成する前に 送付先リストを作る ことです。
これにより送るべき人が把握できるだけでなく、参加するかどうかの確認を一覧ですることができます。
そして、案内状にはゴルフコンペの詳しい情報や返信の締切日を忘れずに記載しておきましょう。

参加者の確定

ゴルフコンペの案内状は送付したらそれで終わりではありません。
 参加するかしないか、返事をもらうことが目的 です。
したがって、返事が返ってこない方にはこちらから連絡してみるなど、積極的に動いていく必要があります。
その場合は、返信期日を案内状に記載しておくことで、幹事の方から連絡しやすくなるでしょう。

参加の確認の際に抜けや漏れがないかチェックするのに、先ほどの送付先リストが役に立ちます。
送付先リストは前回の幹事をした方が持っているかもしれないので、聞いてみるといいでしょう。
もしあるようなら、うまく活用することで手間を減らせます。

ゴルフコンペの案内状の作り方や注意点、ちょっとしたコツなどについて、詳しくはこちらで紹介しています。
よければ参考にしてみてください。
【⑤ゴルフコンペ 案内状:】挿入

1ヶ月前から1週間前までに終わらせたいこと

ここからはゴルフコンペ当日を意識した準備に移ります。
当日までに決めておかなければいけないことを整理しながら進めていきましょう。
ここで決めていくことや用意していくことは、参加者の雰囲気やメンバーによって微調整が必要です。
どんな方が参加するのかイメージしながら取り組んでみてください。

ゴルフコンペの組み合わせについて

どんなグループでコースを回るのか組み合わせを考えましょう。

 主賓の方がいるようであれば、なるべく最初の組に配置 してください。
幹事の方も進行をスムーズに進めるために、最初の組と最後の組に入れるのをおすすめします。

 女性の参加者がいれば、なるべく先の組に入れてあげる と喜ばれます。
男性よりも女性の方が身支度は掛かるので、早く回り終わり身支度にゆっくり時間をかけられるように考慮してあげましょう。

 初心者の方は固まらずに、各組に散らばっている方がスムーズ に進みますので、初参加の方は、話しやすかったり、馴染みやすかったりする組に入れてあげてください。

最後に、 各組にはエチケットリーダーとして、ゴルフが上手な方や経験豊富な方を1人配置 します。
プレーの進行の手助けや初心者のサポート、スコアカードの回収などを手伝ってもらえるように協力してもらいましょう。
これらのポイントを押さえて組むとプレーが楽しく円滑に進みやすくなります。

表彰式で使うゴルフコンペの景品の準備

参加者が決まればゴルフコンペにおける景品の予算も固まってきます。
景品を準備するときはいきなり品物を選ぶのではなく、まずは景品の全体感を固めます。

順位賞は何位まで用意するのか、特別賞はどのようなものをいくつ用意するのか決めてください。
そこから、それぞれの賞の景品の予算配分を考えます。

そうすることで、各賞に使える予算も固まっていますので、具体的な内容が固まっていきます。

景品の購入

景品を準備するときは協賛を活用したり、参加者が持ち寄って用意するバザー形式があったりします。
購入する場合は、ネット通販でもゴルフコンペの景品が購入できます。
その場にいながら注文ができるので便利ですが、配送に時間が掛かる場合があるので、時間に余裕を持って注文するようにしましょう。

どういったショップで買えばいいか迷っている方はこちらを読んでみてください。
【④ゴルフコンペ 景品:】挿入

1週間前から前日までに終わらせたいこと

ゴルフコンペ当日が近づいてきたら、最終確認を済ませていきましょう。
直前にもう一度準備をしておくことで、ゴルフコンペ当日のトラブルを防ぎ、スムーズな進行ができるようになります。

4つの最終準備

まず一つ目は、参加者に直前の案内を送りましょう。

予定を忘れている人がいるかもしれないので、スケジュールや組み合わせや持ち物などの連絡をしてあげると確実です。

二つ目は、天候不良による中止の判断はいつまでに誰がするか決めておきましょう。

判断が難しい天候の場合、誰がジャッジするか決めておかなければ、他人任せになってしまいます。

三つ目は、ゴルフ場へ確認の電話をしておきましょう。

当日のプランや進行を確認しておくことで、最悪のトラブルを避けられます。

四つ目は、幹事として必要な持ち物を確認しておきましょう。

参加者と同様にゴルフをプレーするための道具の他にも、持っていく必要のあるものはリストとして書き出しながら確認しておくと確実です。

ゴルフコンペ当日の仕事

ゴルフコンペ当日は、幹事の方は進行や挨拶など滞りなく進むように動かなければなりません。
特に挨拶に関しては、開会式の挨拶、表彰式の挨拶、閉会式の挨拶というように何度も挨拶の場面が回ってきます。

挨拶に関して、何を話せばいいのかわからないという方のために、例文を用意したので、参考にしてみてください。
人前で話すと緊張するといった方にも、なるべく緊張を和らげる方法をご紹介しています。

挨拶はちょっとしたポイントを押さえて話せば、誰でも簡単にできるので安心してください。
【⑦ゴルフコンペ 挨拶:】挿入

幹事の方がするゴルフコンペ当日の仕事5つ

当日に慌てないように、幹事の方がするべき仕事をまとめてみました。

コンペ当日の5つの仕事
  • 参加者の受付
  • 開会式と挨拶
  • プレー後の集計と表彰式の準備
  • 表彰式や閉会式の進行と挨拶
  • 精算

幹事の方はこれらの5つの仕事をしていくことになります。

 当日は早めにゴルフ場に着き、受付の設営やゴルフ場の方と最後の打ち合わせ を行ってください。
打ち合わせといっても特に変更がなければ確認程度で大丈夫です。
もし、急な人数変更があった場合は、ゴルフ場に早めに連絡を入れましょう。

ゴルフコンペ終了後の最後の仕事

ゴルフコンペ当日を無事に終えれば、一旦仕事は終わりになります。
ですが、 最後の仕事である引継ぎをしてあげると、次の幹事の方はすごくやりやすくなります 
それだけでなく、うまくいったポイントやトラブルがあったことを共有することで、今後も盛り上がるゴルフコンペを続けて運営できるようになるでしょう。

幹事の仕事は、実は一人で成り立っているものではなく周りの方の協力で成り立っています。
次回のゴルフコンペに備えて、次の幹事の方をサポートしてあげてみてはいかがでしょうか。

はじめてでも盛り上がるゴルフコンペにするには準備が大事

ゴルフコンペの幹事の経験がない人が幹事をすることは難しく感じるかもしれません。
参加者をまとめて盛り上げるためには何をすればいいのか、経験がないと想像するのは難しいと思います。

しかし、今回ご紹介した方法を参考にやってみれば、楽しいゴルフコンペを上手に開催できるコツがわかるようになるでしょう。
早めに取り掛かり、事前準備をしっかりすれば、開催当日は自分自身も楽しみながらゴルフコンペに取り組めると思います。
参加者全員が楽しめるゴルフコンペ開催に向けて、準備を進めていきましょう。

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