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ゴルフコンペはいろいろな場で開かれています。
社内の親睦を深めるためにゴルフコンペが行われたり、社外の交流のためにゴルフコンペが行われたり、ゴルフ場やゴルフ用品店が主催して開かれているものもあります。
それぞれ対象や目的が違うと思いますが、多くの方に参加してもらってゴルフコンペを盛り上げたいのは共通ですよね。
それにはゴルフコンペの案内状を作って送付したり、掲示したりしてゴルフコンペ開催のお知らせをすることが大事です。

どういった開催内容か相手に伝われば、ゴルフコンペの参加者もきっと増えるでしょう。
そこで今回は、ゴルフコンペの案内状の書き方や送る際のポイント、注意点などをご紹介します。

ゴルフコンペの案内状の書き方

案内状では、ゴルフコンペ開催の 趣旨や情報を簡潔にまとめ、なおかつ相手に興味を持ってもらえるような文面 を意識しましょう。
ただし、経験がないといきなりゴルフコンペの案内状を作ろうと思っても難しいと思います。
案内状の作成ができるように大事なことについて順番にお伝えしていきますので、主催者や幹事の方はぜひ参考にしてみてください。

ゴルフコンペ案内状に必要な情報

ゴルフコンペの案内状は必要な情報さえあれば作るのはそんなに難しくありません。
主催者側は 開催日時、ゴルフ場、集計方法やルール、金額 などを決めていきましょう。
案内状に記載する情報が決まっていれば、ゴルフコンペの案内状は必要事項を記入していくだけで作れます。
どういった情報が必要なのか、それぞれ項目に分けてご説明します。

文書の日付

ゴルフコンペ案内状を送付する日付を記入します。
文書を作成した日付ではないので気をつけてください。

送付先の宛名

ゴルフコンペ案内状を送る相手の名前を記入します。
まとめて不特定多数の方に送る場合であれば、「取引先各位」というように「〇〇各位」と書きましょう。
相手が会社に属する方であれば、「会社・部署・役職・氏名・敬称」といった順に明記しましょう。
このときに 省略して書いてしまうと失礼に当たってしまう ので、正式な名称を記入してください。

差出人

主催者側の幹事の名前を書きましょう。
「会社または組織・氏名」の情報で問題ありません。

件名

今回のゴルフコンペのタイトルを記入します。
一目見ただけで、どんな趣旨なのかわかるようなものだといいでしょう。
送付先が取引先などの場合は「 〇〇ゴルフコンペのご案内 」といった無難なものでも大丈夫です。

前文

案内状を作成するときの前文は、 頭語・時候の挨拶・相手の繁栄を喜ぶ言葉・相手への感謝の言葉 の4つの構成を意識するといいでしょう。
この中では時候の挨拶は少し注意が必要です。
それぞれの月によって好ましい言い回しがありますが、上旬や中旬、下旬といった時期によっても言い回しが変わる場合があるので、 いつ相手の手に渡るのかを意識 して作成していきましょう。

主文

主文では、どういう趣旨で案内状を出し、どういう目的で開催するのかを書きます。
難しく考えずに、用件を伝えることを意識してみてください。

末文

ここでは結びの挨拶と最後に結語を書きます。
用件をまとめるような簡単なものでも問題ありません。
結語は最後の部分なので、 書き忘れがないように注意 しましょう。

ゴルフコンペの概要

ここからは、ゴルフコンペに関しての情報を簡潔にまとめていきます。
 必要な情報を見やすくまとめること を意識して作っていきましょう。
概要を読んでもわからないところがあり、問い合わせが届くといったことがないように、相手の立場に立って情報を記載してあげてください。

ゴルフコンペ開催の日時

まずは基本情報から載せていきましょう。

スケジュール

集合時間やプレー開始時間を記載していきましょう。
表彰式や懇親会などがある場合はスケジュールでわかるようにしておき、 何時ごろに終わるか終了時間まで記載しておくと親切 です。

会費について

お金については できるだけ細かく記載するのが親切 です。
参加者からするとプレー代のみなのか、景品も含まれるのか気になるところです。
明細を書いて透明性のあるゴルフコンペにしましょう。
参加者からすると食事代やウェア、道具類などにもお金がかかってしまうので、 トータルでいくらかかるか想像しやすいようにしておくのがポイント です。

競技方式やルール

どのようなスコアの計上をする方式なのか伝わるように書いておきましょう。
これによって参加する方たちの層も変わってきます。
ゴルフコンペで 適用されるローカルルール についても記載しておくといいでしょう。

景品

もし、優勝賞品などに 目玉となるような景品 があるのなら記載しましょう。
景品を目当てに参加される方が多く参加すれば、賑やかなゴルフコンペとなります。
参加する方々のモチベーションアップにも繋がる項目です。

申し込み期限

申し込みの 締め切りは必ず記載 しましょう。
締め切りを設定していることで、返事がない方に参加するかどうかの再確認をしやすくなります。
ゴルフコンペ開催の1ヶ月前から2週間前までを目安として設定しておくのがおすすめです。

キャンセル料について

キャンセルまでの期限やキャンセル料がある場合は記載しておいてください。

連絡先窓口

ここでは主催者の運営窓口か、幹事の方の名前や連絡先を書いておきましょう。

案内状を上手に使ってゴルフコンペの参加人数を増やす

ゴルフコンペの案内状は多くの方に参加してもらうために作成します。
ところが、予想よりも参加者が少なくなってしまうと残念ですよね。
そうならないように、 案内状にも一言工夫してメッセージ を入れてみましょう。

• 初心者に優しいコンペ
• 桜や紅葉など、景観を楽しめる
• 入賞者の景品の紹介
• 特別なゲストの参加
• 興味を引くような催し

どれか当てはまるような項目があれば、案内状でアピールしてみるといいでしょう。
受け取った人が参加してみようかなと感じるようなポイントや特典があるなら打ち出してみてください。
重要事項の連絡だけに留まらないように、 興味を持たせるような一言 を添えてあげると参加者も増えるでしょう。

ゴルフコンペの参加の返事は早めに回収する

主催者側としても、ゴルフコンペの参加者や人数が決まらないと、その後の準備が滞ってしまいます。
ギリギリになってしまうと幹事の方は大変なので余裕を持った進め方をしていきたいですよね。
そのためには、案内状が届いてしばらくして返事がなければ、 確認の連絡 を入れるといいでしょう。
忙しくて返事ができなかった方などは、その場で返事をもらえたりします。

連絡する目安の期間としては、 案内状を送ってから1週間後から、締め切りの1週間前あたり だと、相手を無理に急かしていることにもなりません。
前もってスケジュールを確保してもらい、参加する人数を増やしていきましょう。

状況に応じてユニークさを交える

どういった相手に送付するかで内容を少し変えてみるのもおすすめです。

取引先など、あまり冗談を交えない方がいい場合はおすすめしませんが、そうでなければ 多少のユーモアを含んだ文章 にしてみるといいでしょう。
そういったユーモアを感じられた方が、案内状を見て「おもしろそうだな」と興味を持ってくれるかもしれません。
初心者の方にとってゴルフコンペに参加するのは少しハードルが高いかもしれませんが、ユーモアがある案内状を見れば、気楽に参加してくれることもあるでしょう。

ユーモアに関しては、ゴルフをやっている方に通じる言葉を織り交ぜるというのも一つの方法です。
例えば、時候の挨拶はきちんと使うことで相手を思いやった文章になりますが、「初夏の風が優しく頬をなでてきますが、芝刈りにも絶好の季節が到来しました」というようにユーモアを交えるのもいいでしょう。
ゴルフを知ってる人なら、「芝刈り」というワードに笑ってくれるかもしれません。

ゴルフコンペの案内状を送る流れ

ゴルフコンペの案内状が作成できたら、掲示したり送付したりしていきましょう。
案内状の目的は参加者を増やすことなので、参加者が確定するまでの流れについて確認していきましょう。

• 案内状の送り先や名簿の確認
• リストの方々へ案内状を送付
• 参加の返事をもらう

このように大きく3つの手順で進めていきます。
案内状を送るタイミングとしては、ゴルフ場の予約さえできていれば、 できるだけ早めに動くのがおすすめ です。
参加者からしても、早めに告知してもらった方がスケジュールの調整がしやすく、結果的に参加者も多い賑やかなゴルフコンペになるでしょう。

案内状の送り先や名簿の確認

ゴルフコンペの案内状の送り先や名簿を確認していきましょう。

前回の幹事の方に確認してみれば、前回の参加者や送り先などがあると思います。
送り先や名簿については、 改めて内容に間違いや修正がないか確認 してください。
取引先や社内などであれば、メールで一括送信することができますが、人によっては連絡方法が別々になってしまうことがあります。

この場合気をつけなくてはいけないのが、送付漏れについてです。
連絡手段が複数に分かれていると起こりがちなので、注意しましょう。
前回の幹事の方から引継ぎのときにも抜けや漏れは発生しやすいので、リストを整理するまでは気は抜けません。

リストをもとに「送付したかどうか」「返事はもらえたかどうか」をしっかりとチェックしてみてください。
ここがきっちりできていると、後でトラブルになることを防げるでしょう。

案内状を送付する名簿の作り方

はじめての開催などで、名簿がないような場合は名簿作りからスタートします。
まずは今回のゴルフコンペの目的がどういったものか整理してみましょう。
参考程度によくあるゴルフコンペの目的を挙げてみました。

• 取引先との親睦を深める
• 取引先に対しての接待
• 社内においての懇親会
• 社内の表彰対象者への褒賞
• 販売店と親睦を深める
• 販売店への謝恩や慰労
• 顧客同士の交流会

目的がはっきりしたらそれに該当するような人たちをピックアップしていきます。
取引先などの場合は、所属や役職など補足情報も記載していくと、今後の運営がしやすくなるのでおすすめです。

名簿の確認と合わせて案内状の最終チェックも

名簿の確認が問題なかったところで、改めて案内状が問題ないか確認してみましょう。

• ゴルフコンペの開催日、曜日、タイムスケジュールは間違いないか
• 会費について詳細まで記載しているか
• 食事は用意されているか
• 食事が用意されているならその金額は記載したか
• 問い合わせの連絡先は間違っていないか

これらの情報は特に大事なことです。
過不足なく記載できているようなら問題ありませんが、不備があると案内状を見ても不安が残り参加者の人数に影響が出てしまいます。
案内状に不備がないか、再度確認してみてください。

名簿の方々へ案内状を送付

名簿に問題がなければ案内状を送付していきましょう。
連絡方法については、前回の幹事の方へ確認してみてください。

昔であれば往復はがきなどを使っていたかもしれませんが、今では メールやLINE、SNS などを通して連絡すると思います。
既存の方法では連絡が取れなかった場合は、知り合いの方に声を掛けて連絡してもらうと良いでしょう。

余計なトラブルを避けるためにも、 前回の幹事の方に注意点はないか事前に確認 しておくことをおすすめします。

参加の返事をもらう

ここまでくれば、最終段階です。
無回答になってしまわないように、参加の返事をもらえるように動きましょう。

まずは返信があった方はリストにチェックを入れるなどして確認していきます。
こちらから連絡する方法がメールやLINE、SNSなど多岐に渡った場合、返信方法もそれぞれ違ってくるので、抜けや漏れが発生することがあります。
そうならないように、 返信があったらできるだけ早くにリストに反映 させてください。

たまたま出会ったときなどに口頭で参加を伝えられると、名簿の記入漏れが起こりやすいです。
すぐに名簿に反映できないときは、 とりあえずどこか目にするところにメモ をしたりして対策しましょう。

最終的にゴルフコンペの人数がある程度集まっている場合は良いですが、もし集まっていないなら返事がない方に再度連絡をして聞いてみましょう。
案内状に 締め切りを記載していると、相手に連絡する口実にもなる のでおすすめです。

ゴルフコンペの案内状の例文をご紹介

案内状についての作成方法や注意点をお伝えしてきましたが、どうしても難しい場合は例文を載せておくので活用してみてください。

取引先向けの案内状の例文（挨拶）

取引先向けの案内状の例文（要項）

ゴルフコンペ中止の場合の案内状について

こういったケースはない方がいいですが、万が一ゴルフコンペを中止せざるを得ない場合は、確定した時点でできるだけ早く案内状を送りましょう。
参加者は予定を空けていてくれているので、早めに判断をして案内を出すのがマナーです。

とはいえ、ゴルフコンペは外での競技なので、天候に左右されることはよくあります。
天候不順で中止ということであれば納得してくれると思うので、 連絡が遅くなり失礼になってしまうという事態だけは避けていきましょう 。

中止の場合の案内状例文

案内状でゴルフコンペを盛り上げる

せっかく企画するゴルフコンペなので、たくさんの方に参加してもらって楽しんでもらいたいですよね。
そのためには上手に案内状を送り、参加者を増やしていきましょう。

もし案内状に不備があれば、集まるはずだった参加者も集まらなくなってしまう可能性があります。
ゴルフコンペの企画は大事ですが、それをうまく伝えていくための案内状も同じくらい大事なものです。

不備がない案内状を送付し、企画したゴルフコンペの魅力が伝わり、参加者で盛り上がるように進めていきましょう。