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ゴルフコンペを主催するにあたり、重要な仕事の一つ案内状の作成。書くべき項目や注意すべき点が多く迷う人も多いはず。

さらに新型コロナウイルス感染拡大の影響で配慮すべきことも出てきました。 今回はゴルフコンペ開催の案内状の作成にあたって必要な情報など をまとめて紹介します。

 

コンペ案内状作成にあたって大切なこと

ゴルフコンペ案内状の送り先は普段からお世話になっている大切な人ばかりです。 社外の人相手なら特に時候のあいさつや、日頃の感謝の気持ちなどをしっかりと伝えるようにしましょう。 

また、 開催目的を明確に書き、参加意欲をかき立てる言葉を添えることもいい案内状作りのポイントです。 

 

コンペの案内状に必要な項目

それでは、案内状作成にあたり、必要となる項目をまとめました。項目に抜けや漏れがないかをしっかりと確認していきましょう。

日付

案内状の左上に送った日付を記載します。忘れずに年も書きましょう。テンプレートを持っている際は、忘れずに日付を更新することが大切です。

 

宛名と差出人

 書類左側に書く宛名は「会社名」「部署名」「役職」「氏名」「敬称」の順番で書きましょう。 不特定多数に送る場合は「取引先各位」でOKですが、略称や間違いなどは失礼にあたるため、書いた後に間違いがないかをチェックしましょう。

差し出し人は、右寄せで主催者側の「会社名」と「幹事の名前」を明記します。

 

件名

件名は中央に、ほかより少し大きめのフォントで「ゴルフコンペのご案内」などとシンプルに書きます。

 

本文

 本文は大きく「前文」「主文」「末文」の3つに分けられます。 

「前文」では拝啓などの「頭語」と「時候のあいさつ」「送付先の会社としての繁栄を喜ぶ言葉」そして、「日頃の感謝の言葉」を明記。

「主文」では、ゴルフコンペを開催することを簡潔に述べ、参加意欲をかき立てるような言葉を添えます。

「末文」は最後のあいさつと「敬具」で締めくくります。

 

時候のあいさつ例

社内向けの案内状なら時候のあいさつはなく、早々に本題から入りますが社外や目上の人が相手ならマナーとして必須になります。時候のあいさつは、案内状を送る季節によって変わります。ここでは代表的な文言をいくつか紹介していきます。

上記はあくまで一例で、この後に「貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます」といったビジネス文書でもよく使う、先方へのあいさつ文が続きます。

 相手との関係性によっては上記だけにとらわれず、堅くなり過ぎないようにしましょう。 

 

別記

案内状の中央に「記」と記し、必要な情報を箇条書きにします。

 具体的には「日時（集合時間）」「開催場所」「スタート時間」「参加費」などです。 

特に参加費は、プレー代金のみなのか、景品の代金も含まれているのかを明確に記すのがポイントです。よりクリーンなコンペにするためにも、可能な限り詳しく書きましょう。

 

そのほか注意すべき点

 そのほかに注意すべき点としてはまず、返信方法や期日を記載することです。 特に期日を明記しないといつまでも出欠確認が取れないこともあります。 1週間から10日の間が目安 ですが、主催者側が案内状の到着確認を行うことが大切です。

また、雨天の際も決行するのかも書いておくと親切でしょう。

 

テンプレート例

それでは、上記を踏まえたテンプレートが下記の通りになります。ぜひご活用ください。

こちらからダウンロードも可能です。

 

 

 

コロナ禍での開催について

ワクチン接種が進んではいるものの、コロナ禍で快適にゴルフコンペを楽しむためにも、 安全に配慮していることへのアピールや参加者に事前の注意を促すことが必要となってきます。 ここからはコロナ禍におけるゴルフコンペの案内状作成にあたって大切なことを紹介します。

開催にあたり主催者が注意すること

コロナ禍で安心してコンペを楽しむようにするために、主催者側でも気を付けないといけないことがたくさんあります。以下の点に注意しながら案内状を作成していきましょう。

ゴルフ場でのコロナ対策を確認

 まずは、コンペが行われる会場でどのような感染対策がされているかを確認します。 主な確認項目としては「入場時に検温をしているか」「消毒液の設置はあるか」「クラブハウス内でのマスク着用が徹底・周知されているか」「レストランにアクリル板が置かれているか」「お風呂は閉鎖し、シャワーのみの利用となっているか」です。

上記をゴルフ場へ確認し、 案内状にもこのような感染対策がされていることを明記。 参加者に安心感を与えましょう。

 

コンペ中止・延期の連絡

コロナ禍でのゴルフコンペは、体調不良者が続出した場合、あるいは全国的に感染者が増えた場合など平常時の開催よりも 中止・延期をする可能性が高くなります。中止もしくは延期を決めたタイミングでなるべく早くゴルフ場と参加者へ連絡しましょう。 

開催直前の連絡だとゴルフ場によってはキャンセル料が発生する場合があるので事前確認が必要です。

 参加者への連絡は、電話やメール以外にもSNSを活用するなど、なるべく早く連絡が行き渡るよう連絡網を確保しておくといいでしょう。 

 

そのほか中止・延期の場合に必要な手配

ゴルフ場や参加者への連絡以外にも、中止・延期が決まった場合にやるべきことがあります。

 例えば景品の手配を行っていた場合、キャンセルを行います。 店舗によっては返品が不可の場合もあり、幹事への負担も増えてしまうため 景品の引き取りや返品対応可能な店舗を探しておくことも必要です。 

 

スループレーの導入の検討

密を少しでも避けるためにスループレーの導入を検討しましょう。

 スループレーとは前半9ホールと後半の9ホールを続けて行うプレースタイル。 お昼の休憩を挟まないことで昼食時間帯の混雑を避けることもでき、コンペ時間の短縮にもつながります。

 

マスク・消毒液の所持

コロナ対策の基本であるマスクの着用と消毒液。ゴルフ場で用意されていることが多い消毒液ですが、持参しておくと受付時やプレー中でもこまめな消毒が行えます。

マスクはもし参加者が忘れた場合やプレー中にヒモが切れてしまう場合も考えられるため、すぐに渡せるよう準備しておきましょう。

 

表彰式と会食について

コンペが盛り上がる表彰式ですが、 メインとなる順位発表と賞品贈呈だけにするなど、なるべく短時間で済ませる工夫をしましょう。 参加賞がある場合は、事前に配っておくとより時間を短くできます。

もちろん会食は中止に。プレー後にお酒や軽食をして盛り上がりたい気持ちはありますが、参加者全員の健康を考えて我慢しましょう。

 

ハーフコンペ開催の検討

コロナ対策の一環として少しでも人と接触する時間を減らすため、コンペを開催するにあたり ハーフコンペで行うケースが増えてきています。 

ハーフコンペとは その名の通り全18ホールのうち、前半の9ホールが終了した時点のスコアで順位を決めるというもの。 そうすることで後半9ホールのラウンド中に集計が進められます。

すべてのラウンドを終える頃には結果が出ており、表彰式は行わずにフロントで順位表と賞品を受け取り、各自で解散するという流れになります。

 

通常開催とは異なることを周知

今まで述べてきたようにコロナ禍でのコンペ開催は、通常開催とは流れが異なります。 案内状を出す際にも、スループレーで行うことや、閉会式や集合写真の実施はないこと、表彰式は順位発表や景品授与がメインであること、会食は中止であることなどを伝えておきましょう。 もちろん、ハーフコンペをする際は通常のコンペと順位の決め方が異なるので、実施する背景と目的も合わせて記載しましょう。

 

案内状での注意点

案内状を出す際も文面で注意が必要です。時候のあいさつの後にコロナ禍だからこそ気持ちを明るくするためにコンペを開催したいという主催者側の思いを書き、参加者の意欲を高めましょう。合わせて、感染対策をしっかりしていることも書き、少しでも多くの方に安心して参加いただけるような工夫が必要です。

 項目としては、参加者へ向けた「コロナ対策のお願い」「ゴルフ場で行われている感染対策」を箇条書きにして明記しましょう。 

 

 

開催にあたり参加者へ注意を促すこと

コロナ禍でのゴルフコンペの開催は、主催者だけでなく参加者全員の協力が不可欠です。

一人ひとりの感染対策を徹底することで、よりコンペが安心で楽しいものになります。ここでは、参加者へお願いしたいコロナ対策を紹介します。

 

移動について

参加者が多ければ、一台の車で複数人が乗り合わせてゴルフ場へ向かう場合が多くあります。

効率的ではありますが、車内が密になると感染リスクも高まります。 少しでもリスクを減らすために、可能な限り別々の車で来てもらうようにしましょう。 

 

体調不良の場合は不参加を徹底

案内状には返信期限を切ってはいますが、 体調不良の場合は無理をせず欠席するようにお願いしましょう。 もちろん、家族や同僚など身近な人がコロナの疑いがある場合も同様。

「これくらいの熱なら大丈夫」「楽しみにしていたし」という油断が後に大きな感染拡大へとつながりかねません。体調不良の場合、時勢も鑑みゴルフ場もキャンセル料を取らない場合も多いです。 迷う場合があれば、気にせず不参加とするようにアナウンスすることが大切です。 主催者側は、幹事の携帯電話番号を記載するなど、不参加の連絡が取りやすいような環境を整えましょう。

 

SNSへの投稿にも注意

集合写真などは行わないにしても個人の思い出としてプレー中に写真を撮る参加者も多いと思います。その際に注意したいのがSNSへの投稿。

写真に写り込んでしまい、コンペに参加したことが周囲に知られることで不利益を被る人もいます。 特にタグ付けは、本人の同意なしでしないように周知しましょう。 

 

まとめ

さて、今回はゴルフコンペの案内状の基礎的な書き方からコロナ禍でのコンペ開催の注意点までを紹介してきました。

ゴルフは屋外で行い、ゴルファー同士が接触する機会も少ないスポーツですが、 当然感染リスクはゼロではありません。 注意すべき点が多く、主催者側としても面倒に思うことがあるでしょう。しかし、事前確認や案内状での告知をしっかりと行うことで全員が安心してコンペを楽しめるようになります。

こんなときだからこそ、感染対策は徹底し、できる限りのことはした上でゴルフコンペを開催しましょう。

 

 

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